关于科研经费财务报销相关事项的说明

各单位：

随着科研诚信建设的加强，科研活动记录的准确性和科研档案的完整性日益重要，对于科研经费财务报销资料合法性和规范性的要求也在不断加强。为了进一步提高科研经费财务报销审批速度、减少中间环节、缩短报销时间，更加精准地服务于广大科技工作者，现对有关情况进行说明。

一、申请程序

在科研经费财务报销的申请提交财务系统之前，必须在科研系统中填写经费的支出信息。成果、学术报告、团队平台等申请使用科研费用之前，也必须在科研系统中录入相关信息。科技处在审核财务系统中的报销申请时，要先审核科研系统中的信息填报情况，如未完整准确填写，则财务报销申请不予批准。（图示1、2）

1.科研系统中项目经费支出信息的填写，需在项目处于立项状态下进行。如有疑问，请联系科技处分管科室负责人：纵向项目/科技奖/论文/平台/团队等方面的问题联系康卫忠老师，横向项目/技术成果等方面的问题联系张乐老师，学术活动/学科建设/研究生培养等方面的问题联系闫雪老师。

若结项前申请使用项目经费，在申请签呈时应注明先转账后提供发票。若结项后申请一次性全部报销经费，须在科研系统中先完成项目结项，同时填写项目经费使用信息；若结项后申请分次报销经费，则还需在科技处张乐同志处领取科研项目经费卡，每次报账时要进行线下登记（此时线上登记和线下审批需同步）。

2.若科研系统中所填写的信息因审核未通过被退回、要求修改，则需按照审核意见完成修改（图示3）、通过科技处审核后，方可在财务系统申请使用科研经费。

二、报销时限要求

项目、成果经费的报销申请需在结题或取得成果后的三个月内提出，以证书日期为准，若超过此时限，一般不予报销。

三、附件材料要求

在财务系统提请签呈、报销时，需上传完整附件材料，否则不予批准。主要附件材料包括（详见附件《陕西国际商贸学院科研经费管理办法》）：

项目经费报销的附件材料：结题证书、付款票据、票据所标明支出的证明材料（如合同（协议）、会议通知、用稿缴费通知或论文首页、著作出版合同（协议）、专利证书、物品购买清单等），必要时提供往年签呈截图（往年签呈已在财务系统完成申请，只需在报账时新生成签呈编号，无需再走审核流程）。

学术活动专家劳务费报销的附件材料：需首先在科研系统上传学术活动的音像、文字、照片、报道、总结、签到表等资料，然后在财务系统上传专家劳务费的明细表（提前制表并完成线下签字审批）、宣传海报（可见专家简介情况）等。

四、关于间接费用的说明

《陕西国际商贸学院科研经费管理办法》（2022年6月修订）第三章经费开支范围第八条中所规定的间接费用的使用必须满足以下要求：

1.间接经费的使用仅限于有拨款的科研项目，且仅限于拨款经费；

2.间接经费中绩效费的提取可在项目结题时使用，未完成或延期完成的项目不能提取；

3.纵向科研项目的学校配套经费或自筹经费不能使用间接经费；

4.间接经费的使用比例须严格按照管理办法的规定执行，总比例为25%，其中人员绩效费不得超过20%、管理费占5%。

 五、补充规定

根据上级及学校科技项目经费管理与使用规定的精神，按照学校年检整改意见要求，结合科技与财务管理实际，对学校科技项目经费使用与办理财务报销手续的有关事项做出以下补充规定。

1.纵向科技项目的财政拨款经费、学校给予纵向科技项目的自筹经费（包括校级项目经费），项目启动后即可申请使用。纵向科技项目的学校配套经费，只有在项目结题以后方可申请报销。

2.项目立项前发生的费用，以项目合同约定的起始时间为准，合同约定的项目起始时间以后产生的费用可以从项目经费中报销。提供合同复印件，一次性报销。

3.10月以前开具的项目经费票据当年必须完成报销手续，11－12月开具的项目经费票据次年3月底前必须完成报销手续。

4.对于已经完成财务报销手续但未能结题的纵向项目自筹经费，财务处将依据科技处的通知，从项目组成员的工资中全额扣回。

联系电话：康卫忠 张乐:029-33694441  闫雪：029-33695510  

   联系方式：企业微信

（企业微信中的信息全校人员均可见，有问题可及时联系。科技处在审核过程中发现问题时，也会通过企业微信联系报账老师，请微信关注学校公众号，留意消息。）          

科技处

2023年05月15日